Hidden Cost of Bad Business Processes

ඔබේ ව්යාපාරය හෝ කණ්ඩායම එකතැන පල්වෙනවා වගේ දැනෙනවද? ඔබ වෙනදාටත් වඩා මහන්සි වෙනවා, නමුත් ඉදිරියට යන්නේ නැහැ. මේකට හේතුව ඔබේ මහන්සිය නොවෙන්න පුළුවන්, බොහෝ දුරට හේතුව ඔබේ Processes වෙන්න පුළුවන්.

අපිට පේන වියදම් (උදාහරණයක් විදිහට කැඩුණු යන්ත්රයක් හෝ ප්රමාද වූ බිල්පතක්) වලට වඩා භයානකයි නොපෙනෙන වියදම්. මේවා හෙමිහිට ඔබේ Efficiency, සේවක සතුට සහ ලාභය නැති කරනවා. මේ වියදම් ඔබට පෙනෙන්න පටන් ගන්නකොට සිද්ධ වෙන්න ඕන හානිය වෙලා ඉවරයි.

මේ සැඟවුණු වියදම් කියන්නේ මොනවාද?

මේවා තමයි අකාර්යක්ෂම සහ දෝෂ සහිත Processes නිසා ඇතිවන, අපි බොහෝ විට නොසලකා හරින ප්රතිවිපාක. මේවා Productivity වල නිහඬ ඝාතකයන් (Silent killers) වගේ. ඒවා ඔබේ Balance sheet එකේ වෙනම line item එකක් විදිහට පෙන්වන්නේ නැහැ, නමුත් කාලය නාස්ති වීම, අවස්ථා මග හැරීම සහ සේවක කලකිරීම් විදිහට ඒවා එළියට එනවා.

සේවාදායක Report එකක් හදන එක වගේ සරල වැඩක් ගැන හිතන්න. හොඳ Process එකක් කියන්නේ ආරම්භයේ ඉඳලා අවසානය දක්වා කෙලින්ම යන මාර්ගයක්. නරක Process එකක් කියන්නේ අනවශ්ය පියවර, Approvals, සහ අතින් Data entry කිරීම් වලින් පිරුණු සංකීර්ණ වංකගිරියක්. මේ වංකගිරියේ තියෙන හැම අතුරු පාරක්ම සැඟවුණු වියදමක් එකතු කරනවා.

නිහඬ ඝාතකයන්ව හඳුනා ගන්නේ කෙසේද?

මේ වියදම් හොයාගන්න නම්, මතුපිටින් පේන දේට වඩා එහාට බලන්න ඕන. නරක Processes ඔබේ ව්යාපාරයට හානි කරනවා කියලා පෙන්නුම් කරන පොදු සලකුණු කීපයක් මෙන්න:

සේවක කලකිරීම සහ වෙහෙසට පත්වීම:

වැඩක් කරන්න අනවශ්ය බාධක පනින්න වුණාම ඔවුන් කලකිරෙනවා. හොඳ Process එකකින් Automate කරන්න හෝ සරල කරන්න පුළුවන්, වෙහෙසකර, එකම වැඩ නැවත නැවත කිරීම සඳහා ඔවුන්ට කාලය වැය කරන්න සිදුවෙනවා. මේක Low morale සහ ඉහළ සේවක Turnover එකට හේතු වෙනවා.

කාලය නාස්ති වීම:

මෙය තමයි වඩාත්ම පොදු සැඟවුණු වියදම. File එකක් හොයන්න, එක System එකක තියෙන Data තවත් System එකකට ඇතුළත් කරන්න, හෝ පොඩි වැඩකට Approval එකක් ගන්න Email එකක් එනකම් ඉන්න වැය වෙන කාලය ගැන හිතන්න. මේ හැම විනාඩියක්ම, පැයක්ම අවුරුද්දක් ඇතුළත දවස් ගණනක අහිමි වූ Productivity එකක් බවට පත් වෙනවා.

අඩු ගුණාත්මකභාවය සහ දෝෂ:

නරක Processes බොහෝ විට අතින් කරන වැඩ මත රඳා පවතින නිසා වැරදි වෙන්න තියෙන ඉඩකඩ වැඩියි. Project එකක් නැවත කරන එක හෝ Customer කෙනෙක්ගේ Order එකක් නිවැරදි කරන එක කරදරයක් විතරක් නෙවෙයි; එය Resources වලට විශාල හානියක්. ඒක නිවැරදි කරන්න ගත වන කාලය විතරක් නෙවෙයි, ඔබේ Reputation එකට වෙන හානියත් ලොකු වියදමක්.

අවස්ථා මග හැරීම:

ඔබේ කණ්ඩායම අකාර්යක්ෂම වැඩවලට හිර වෙලා ඉන්නකොට, ඔවුන්ට ඇත්තටම වැදගත් දේ ගැන අවධානය යොමු කරන්න බැරි වෙනවා: Customer service, innovation, හෝ business development and growth. මේ නිසා ඔබ මේ අවුල Manage කරන්න කාර්යබහුල වෙලා ඉන්නකොට නව අවස්ථා හෝ Projects ඔබට මග හැරෙනවා.

ප්රමාද වීමට පෙර ඒවා සොයා ගන්නේ කෙසේද?

හොඳ ආරංචිය නම් ඔබට මේ සැඟවුණු වියදම් සොයාගෙන ඒවා නිවැරදි කරන්න පුළුවන්. ඒ සඳහා ක්රමානුකූලව සහ ඉක්මනින් ක්රියා කිරීම වැදගත්.

ඔබේ Team එකෙන් අහන්න:

ඔවුන් තමයි පෙරමුණේ ඉන්නේ. වැඩිපුරම කලකිරීමට පත් කරන හෝ වැඩිපුරම කාලය නාස්ති කරන වැඩ මොනවාද කියලා ඔවුන්ගෙන් අහන්න. ඔවුන් ඔබට ලොකුම Pain points තියෙන තැන් පෙන්වයි.

ඔබේ Processes සිතියම්ගත කරන්න (Map):

ප්රධාන Task එකක් ආරම්භයේ සිට අවසානය දක්වා පියවර අඳින්න. Bottlenecks, නැවත නැවත කරන පියවර සහ අනවශ්ය Handoffs ඉස්මතු වෙයි. මේ සිතියම ක්රියාවලිය අසාර්ථක වෙන තැන් හරියටම පෙන්වයි.

දත්ත ඔබේ වාසියට යොදා ගන්න:

Task එකක් Complete කරන්න කොච්චර කාලයක් ගත වෙනවද කියලා Track කරන්න. එයට වැඩි කාලයක් ගත වෙනවා නම් හෝ විවිධ අවස්ථා වලදී ගත වන කාලය විශාල ලෙස වෙනස් වෙනවා නම්, ඔබේ Process එකේ ගැටලුවක් තියෙනවා.

ඔබේ Customers ලට සවන් දෙන්න:

Service එක ප්රමාද වීම ගැන හෝ Orders වල වැරදි ගැන ඔබට Complaints එනවාද? ඔබේ Customer feedback එක ඔබෙගේ Processes කඩා වැටෙන තැන් පෙන්වන සෘජු දර්ශකයක්.

මේ සැඟවුණු වියදම් ගැන අවධානය යොමු කිරීමෙන්, ඔබට වඩාත් බුද්ධිමත්ව තීරණ ගන්න, ඔබේ කණ්ඩායමේ සතුට වැඩි කරන්න, සහ ඔබට අහිමි වූ කාලය සහ සම්පත් නැවත ලබා ගන්න පුළුවන්. වියදම් නොසලකා හරින්න බැරි තරම් විශාල වෙනකම් ඉන්න එපා. අදම ඒවා සොයා ගන්න පටන් ගන්න.

Mentor Team එක business process නිවැරදි කිරීම ගැන ඉතා ඉහල අවබෝධයක් සහිත පිරිසක්. ඉතින් එන්න අපි හමුවෙන්න. අපි coffee එකක් බොන ගමන් ඔබේ ප්රශ්නේ කතා කරමු.